La gasolina es uno de los gastos más frecuentes para empresas y profesionistas que utilizan un vehículo como parte de sus actividades. Sin embargo, tener un automóvil para trasladarse o realizar actividades relacionadas con el negocio no significa que todos los gastos asociados al vehículo sean automáticamente deducibles de impuestos.
Para poder considerar la gasolina y otros gastos del automóvil como deducciones fiscales es necesario cumplir con determinados requisitos y, sobre todo, demostrar que dichos gastos están relacionados con la actividad económica del contribuyente.
A continuación, te explicamos algunos de los principales puntos que debes considerar.
¿La gasolina es deducible de impuestos?
Sí, el gasto en combustible puede ser deducible, siempre que cumpla con los requisitos fiscales aplicables y sea necesario para desarrollar la actividad del negocio o del contribuyente.
Por ejemplo, puede tratarse de combustible utilizado para vehículos destinados a realizar visitas a clientes, entregas, supervisión de proyectos, traslado de mercancías u otras actividades propias de la operación.
No basta simplemente con utilizar un automóvil: es importante poder identificar y justificar la relación del gasto con la actividad económica.
Requisitos para deducir gasolina
Uno de los errores más comunes es considerar que cualquier ticket de una gasolinera es suficiente para respaldar el gasto. Para efectos fiscales es importante contar con la documentación correspondiente.
Entre los principales aspectos que deben cuidarse se encuentran:
- Solicitar la factura correspondiente (CFDI).
- Realizar el pago mediante los medios autorizados por la legislación fiscal, según corresponda.
- Evitar realizar el pago en efectivo cuando éste no permita cumplir con los requisitos de deducibilidad aplicables.
- Mantener un adecuado control de los vehículos utilizados por la empresa o el negocio.
- Verificar que el gasto tenga relación con las actividades realizadas por el contribuyente.
Contar con controles internos también facilita identificar cuánto combustible consume cada vehículo y qué gastos corresponden realmente a las operaciones del negocio.
¿Qué otros gastos de automóvil pueden ser deducibles?
La gasolina no es el único gasto relacionado con un vehículo que puede tener efectos fiscales.
Dependiendo de las características del contribuyente, del uso del automóvil y de los requisitos establecidos por la legislación vigente, también pueden existir conceptos como:
Mantenimiento
Servicios preventivos y correctivos necesarios para conservar el vehículo utilizado en las actividades del negocio.
Refacciones
La compra de determinadas piezas y componentes necesarios para reparar o mantener los vehículos.
Seguro del vehículo
Las primas de seguros correspondientes a vehículos utilizados para realizar las actividades económicas pueden formar parte de los gastos relacionados con su operación, siempre que se cumplan los requisitos aplicables.
Estacionamientos
Cuando el estacionamiento se encuentra directamente relacionado con una actividad del negocio, es importante conservar el comprobante fiscal correspondiente.
Arrendamiento de vehículos
Los pagos realizados por el arrendamiento de automóviles también pueden tener un tratamiento fiscal específico y estar sujetos a límites y requisitos.
Depreciación o inversión en automóviles
Cuando una empresa adquiere un vehículo, normalmente su costo no se considera simplemente como un gasto realizado en un solo momento. Para efectos fiscales pueden aplicar reglas de inversión, porcentajes, límites y deducciones correspondientes al tipo de vehículo y contribuyente.
No todos los gastos del automóvil son automáticamente deducibles
Este es uno de los puntos más importantes.
Que un automóvil sea utilizado ocasionalmente para una actividad profesional o empresarial no necesariamente convierte todos sus gastos en deducibles.
Debe analizarse, entre otros aspectos:
- La actividad económica del contribuyente.
- El uso que se le da al vehículo.
- La documentación que respalda cada operación.
- La forma de pago.
- Los límites de deducción establecidos por la legislación.
- El régimen fiscal del contribuyente.
- La relación del gasto con la generación de ingresos o las actividades propias del negocio.
Por ello, el tratamiento fiscal puede variar de un contribuyente a otro.
La importancia de llevar un control de los vehículos
Cuando una empresa utiliza uno o varios automóviles, llevar un control administrativo adecuado puede ayudar considerablemente a respaldar los gastos.
Es recomendable mantener información sobre los vehículos utilizados, las personas responsables de ellos y, cuando sea necesario, los gastos de combustible, mantenimiento, seguros y demás conceptos relacionados.
Además de facilitar la administración, este tipo de controles permite que el área contable tenga mejores elementos para determinar qué gastos pueden cumplir con los requisitos fiscales correspondientes.
¿Pagas gasolina para tu negocio? Cuida la documentación
Si utilizas vehículos como parte de tus actividades profesionales o empresariales, evita considerar automáticamente todos los gastos como deducibles.
Solicitar correctamente las facturas, utilizar los medios de pago correspondientes y conservar la documentación relacionada con cada operación puede hacer una gran diferencia al momento de preparar la contabilidad y determinar los impuestos.
Cada caso puede tener condiciones particulares, por lo que es recomendable revisar el tratamiento fiscal de los vehículos y combustibles de acuerdo con la actividad y régimen de cada contribuyente.
En DB Consultores podemos ayudarte a revisar tus gastos, identificar las deducciones que correspondan y mantener una correcta documentación contable y fiscal de las operaciones de tu negocio.
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