El SAT cuenta con un procedimiento conocido como Auditoría Exprés, mediante el cual puede revisar las operaciones de un contribuyente y verificar que las facturas emitidas correspondan realmente a operaciones existentes.
Este procedimiento puede concluir en un máximo de 24 días hábiles, por lo que para las empresas resulta especialmente importante contar con la documentación que permita demostrar la realidad de sus operaciones.
¿Qué es la Auditoría Exprés?
Es un procedimiento mediante el cual el SAT puede acudir al domicilio fiscal o al lugar donde se realizan las operaciones para verificar que las facturas emitidas por un negocio correspondan a operaciones reales.
Cuando la autoridad sospecha que determinados comprobantes fiscales podrían amparar operaciones inexistentes o falsas, puede iniciar este procedimiento directamente en el negocio.
El objetivo es comprobar que la empresa realmente cuenta con los recursos, infraestructura y capacidad necesarios para realizar las operaciones que factura.
Un problema que puede afectar inmediatamente al negocio
Desde que el SAT entrega o notifica la orden de visita, puede suspender la emisión de facturas.
Esta suspensión puede permanecer hasta que la autoridad emita una resolución, lo que puede afectar directamente actividades esenciales de la empresa, como:
- Las ventas.
- La cobranza.
- Los pagos de clientes.
- La operación diaria del negocio.
Por ello, contar con documentación adecuada antes de recibir una revisión puede ser fundamental.
¿Qué puede hacer el SAT durante la visita?
Durante este procedimiento, la autoridad puede realizar diferentes acciones para verificar la existencia y capacidad operativa del negocio, entre ellas:
- Acudir al domicilio fiscal o al lugar donde se realizan las operaciones.
- Revisar físicamente el negocio.
- Tomar fotografías.
- Grabar audio o video.
- Levantar actas sobre los hechos y circunstancias que encuentre durante la visita.
El objetivo es comprobar que el negocio realmente cuenta con los recursos y la capacidad necesarios para realizar las operaciones que factura.
Solo tienes 5 días hábiles para presentar pruebas
Después de la revisión, el contribuyente cuenta con 5 días hábiles para presentar pruebas y demostrar que sus operaciones son reales.
Aquí existe un punto especialmente importante: no basta con presentar únicamente la factura o el comprobante de pago.
La documentación presentada debe estar relacionada directamente con cada una de las operaciones observadas por el SAT.
¿Cómo demostrar que una operación realmente ocurrió?
Para respaldar las operaciones de tu empresa es recomendable conservar un expediente que reúna documentación como:
- Contratos.
- Cotizaciones y órdenes de compra.
- Comprobantes de pago.
- Correos electrónicos y conversaciones relacionadas con la operación.
- Fotografías.
- Reportes y entregables.
- Bitácoras de trabajo.
- Evidencia de recepción de bienes o servicios.
A este conjunto de elementos que permiten demostrar que una operación efectivamente ocurrió se le conoce como materialidad de las operaciones.
No revises solamente las facturas
Una factura por sí sola no necesariamente demuestra que una operación ocurrió.
Por ello, antes de contratar a un proveedor también es conveniente verificar que realmente cuente con los elementos necesarios para proporcionar el producto o servicio contratado, como:
- Personal.
- Capacidad para prestar el servicio o vender el producto.
- Instalaciones.
- Equipo o maquinaria.
- Experiencia.
- Recursos suficientes.
Estas evidencias pueden ayudar a respaldar la realidad de las operaciones realizadas entre tu empresa y sus proveedores.
¿Cuánto puede durar una Auditoría Exprés?
La Auditoría Exprés puede concluir en un máximo de 24 días hábiles.
Una vez transcurrido el plazo otorgado al contribuyente para presentar pruebas, el SAT cuenta con 15 días hábiles para emitir su resolución.
Estos plazos reducidos hacen especialmente importante que las empresas tengan organizada su documentación antes de enfrentarse a una revisión.
Prepárate antes de una visita del SAT
No esperes a que llegue una revisión para comenzar a buscar contratos, comprobantes, correos, fotografías y demás documentos.
Mantén un expediente completo de cada proveedor y de cada operación importante de tu negocio, procurando que la documentación permita demostrar claramente qué se contrató, quién lo realizó, cómo se pagó y qué producto o servicio fue efectivamente recibido.
Una adecuada revisión de la materialidad de tus operaciones puede ayudarte a detectar documentación faltante y fortalecer el respaldo fiscal de tu empresa antes de una eventual revisión de la autoridad.
En DB Consultores podemos ayudarte a revisar la materialidad de tus operaciones y la documentación que las respalda.